Регламент информационного взаимодействия 2025: полное руководство по разработке и согласованию

Представьте, что вы садитесь за стол переговоров с налоговой службой не для споров, а для того, чтобы договориться о прозрачных и понятных «правилах игры» на годы вперёд. Регламент информационного взаимодействия (РИВ) — это и есть тот самый свод правил, ключевой документ для любой компании на налоговом мониторинге. Он детально описывает, какие данные, в каком виде, в какие сроки и через какие системы вы будете предоставлять инспектору.

Главная цель РИВ — убрать из вашего общения с ФНС элемент неожиданности. Он превращает потенциально хаотичное взаимодействие в предсказуемый и управляемый процесс. От того, насколько качественно и детально проработан этот документ, напрямую зависит, станет ли налоговый мониторинг для вас эффективным инструментом снижения рисков или же источником бесконечных запросов и уточнений.

Важно понимать: эта статья — информационный материал, а не юридическая или налоговая консультация. Для разработки и согласования РИВ мы настоятельно рекомендуем привлекать профильных специалистов.

Краткое содержание:

• Что такое Регламент информационного взаимодействия (РИВ) в налоговом мониторинге?
• Ключевые цели и роль РИВ в системе налогового мониторинга
• Нормативные требования ФНС к содержанию и оформлению РИВ
• Структура РИВ: какие главы должен включать регламент и что в них важно отразить
• Как безопасно организовать налоговый мониторинг: решение ELMA365 Налоговый мониторинг
• Разработка и согласование РИВ с ФНС: пошаговый алгоритм
• Процедура взаимодействия с ФНС в рамках РИВ
• Сопровождение и обновление РИВ: как поддерживать актуальность документа
• Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое Регламент информационного взаимодействия (РИВ) в налоговом мониторинге?

Регламент информационного взаимодействия (РИВ) — это официальный договор об обмене информацией, который устанавливает все правила информационного взаимодействия и электронного документооборота между организацией и налоговой инспекцией. Это не просто бумага, а фундамент, на котором строятся прозрачные и, что важнее, предсказуемые отношения с налоговиками.

Ключевые цели и роль РИВ в системе налогового мониторинга

Зачем вообще нужен РИВ, если не считать формального требования закона? На самом деле, он выполняет несколько критически важных функций, которые делают систему налогового мониторинга по-настоящему рабочей и для компании, и для инспектора.

• Обеспечение прозрачности налогового учета.РИВ детально прописывает, какие данные, в каком виде и с какой периодичностью будут доступны ФНС. Это исключает «серые зоны», недопонимание и делает порядок взаимодействия с налоговой службой абсолютно ясным.

• Подтверждение достоверности данных. Регламент формализует способы проверки и контрольные процедуры для передаваемой информации. Это повышает доверие к вашим данным и значительно снижает риски непреднамеренных ошибок или разночтений.

• Управление налоговыми рисками. Документ помогает формализовать и автоматизировать контроль налоговых рисков ещё «на подлёте». В нём описываются функциональные возможности информационных систем по выполнению и обработке результатов внутренних контролей.

• Оптимизация взаимодействия с ФНС.Качественный РИВ создаёт единые правила обмена с ФНС, что резко сокращает количество внезапных и нерегламентированных запросов ФНС. Инспектор точно знает, где найти нужную информацию, а компания — что и когда от нее ждут.

Нормативные требования ФНС к содержанию и оформлению РИВ

Разработка РИВ — это не полет фантазии, а работа по четким лекалам, установленным государством. Основные требования ФНС к регламенту и его содержанию закреплены в Приказ ФНС России от 11.05.2021 № ЕД-7-23/476@. Эти нормативные требования ФНС нацелены на стандартизацию процессов и обеспечение бесшовного доступа ФНС к данным компаний-участников, вступивших в налоговый мониторинг.

Структура РИВ: какие главы должен включать регламент и что в них важно отразить

Правильно составленный регламент информационного взаимодействия должен иметь логичную и исчерпывающую структуру, которая позволяет комплексно охватить все аспекты взаимодействия с налоговым органом. Давайте разберём ключевые главы, которые включает регламент информационного взаимодействия.

Регламент информационного взаимодействия — это не произвольный документ со свободной структурой. Его содержание строго определено нормативными требованиями, и он должен состоять из четырёх обязательных глав. Ниже разберём каждую главу и дадим практические рекомендации, как правильно описать процессы взаимодействия с ФНС.

Глава I. Порядок предоставления налоговому органу документов (информации)

Это самая объемная и ключевая глава РИВ. В ней описывается порядок передачи всех документов и данных, которые ФНС получает в рамках налогового мониторинга: первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учёта, аналитических данных, отчетных форм.

Здесь необходимо:

• перечислить виды предоставляемой информации;

• указать форматы (например, XML, XLSX, PDF);

• описать порядок и сроки предоставления;

• зафиксировать способы передачи — через ТКС, через информационную витрину, через доступ к отдельным подсистемам.

Практический совет:
Максимально конкретизируйте порядок обмена. Избегайте формулировок «предоставляются по запросу». Лучше фиксируйте точные правила, например:
«Налоговые регистры по НДС предоставляются в формате .xlsx в течение 3 рабочих дней после получения запроса через ТКС».

Такой уровень детализации снижает риски разночтений и демонстрирует прозрачность процессов.

Глава II. Раскрытие показателей налоговой отчетности

Во второй главе фиксируется, какие именно показатели налоговой отчетности организация раскрывает в рамках мониторинга и каким образом обеспечивается их расшифровка.

Обычно описывают:

• перечень показателей, требующих детализации;

• источники данных для расшифровки (регистры, подсистемы учёта, витрина данных);

• формат и структуру раскрываемой информации;

• порядок представления данных в разрезах, которые нужны ФНС.

Эта глава позволяет налоговому органу видеть логику формирования отчетности и корректность расчетов.

Глава III. Информация о системе внутреннего контроля (СВК)

Этот блок посвящен тому, как в организации выстроен контроль за операциями, влияющими на налогообложение.

Здесь нужно:

• описать общую архитектуру СВК;
• указать контрольные процедуры, связанные с налоговыми рисками;
• показать, какие информационные системы участвуют в контроле;
• отразить, каким образом налоговый орган может убедиться в эффективности этих процедур.

Практический совет:
ФНС всегда положительно оценивает, когда организация прямо показывает связь между доступом к определенной системе (например, модулю расчетов с контрагентами) и возможностью проверить конкретную контрольную процедуру из матрицы рисков. Это демонстрирует зрелость внутренних процессов.

Глава IV. Информация о порядке внесения изменений

Завершающая глава посвящена механике обновления РИВ. Она описывает:

• в каких случаях РИВ подлежит изменению (например, изменение учетной политики, ИС, СВК);
• кто инициирует корректировки;
• каким образом изменения согласуются с налоговым органом;
• сроки уведомления и вступления изменений в силу.

Четко прописанный порядок позволяет обеим сторонам поддерживать регламент в актуальном состоянии и избегать несоответствий фактическим бизнес-процессам.

Техническая реализация обмена данными: витрина данных, API и интеграция

Основой системы налогового мониторинга является прямой онлайн-доступ ФНС к данным компании. Вся архитектура данных для ФНС: используемые протоколы обмена, форматы файлов и правила ведения электронного документооборота , описываются в Регламенте взаимодействия через информационную систему организации при проведении налогового мониторинга

Информационная витрина данных

Налоговая витрина данных — это специальный программный модуль или отдельная автоматизированная информационная система. Её главная задача — не пускать инспектора «внутрь» всех систем компании, а собирать необходимые для ФНС данные из различных источников (например, ERP, 1С:Бухгалтерия, CRM) и представлять их в стандартизированном, удобном для анализа виде. Это контролируемый и безопасный способ показать только нужный срез информации.

API для взаимодействия

API взаимодействия (Application Programming Interface) — это программный интерфейс, который позволяет автоматизировать выгрузки данных и наладить их безопасную передачу по защищенному каналу связи. API служит технологическим мостом для интеграции информационных систем компании и ФНС, обеспечивая почти мгновенный и бесшовный обмен информацией.

Раздел 4. Права, обязанности и ответственность сторон

Этот раздел — ваша страховка от споров в духе «а кто за это отвечает?». Здесь происходит четкое распределение ответственности между компанией и налоговым органом. В нем закрепляется описание ролей ответственных лиц с обеих сторон, их полномочия и зоны ответственности, а также прописывается SLA (соглашение об уровне сервиса) по предоставлению информации. Это помогает избежать взаимных претензий в будущем.

Как безопасно организовать налоговый мониторинг: решение ELMA365 Налоговый мониторинг

Налоговый мониторинг требует не только методологической подготовки, но и надежной технической инфраструктуры, которая обеспечивает корректную передачу данных, прозрачность процессов и соблюдение требований ФНС. Для этого компании используют ELMA365 Налоговый мониторинг — комплексное решение, которое закрывает ключевые технологические задачи режима.

Система автоматизирует подготовку, хранение и передачу информации, обеспечивает прямую интеграцию с АИС «Налог-3», формирует витрины данных и предоставляет защищённый электронный архив юридически значимых документов.

ELMA365 Налоговый мониторинг включает:

• полностью цифровой архив документов;
• витрины данных, соответствующие требованиям ФНС;
• встроенную интеграцию с АИС «Налог-3»;
• инструменты выполнения приказов ФНС № ЕД-7-23/163@ и № ЕД-7-23/518@;
• единое пространство для прозрачного и контролируемого взаимодействия с инспектором.

Компания получает не отдельные модули, а полноценную инфраструктуру налогового мониторинга «под ключ», которая снижает риски ошибок и обеспечивает соответствие требованиям ФНС.

Разработка и согласование РИВ с ФНС: пошаговый алгоритм

Подготовить РИВ — это только половина задачи. Не менее важно грамотно пройти всю процедуру его согласования с ФНС. Процесс этот небыстрый и состоит из нескольких последовательных этапов.

Сроки подачи и ключевые реквизиты РИВ

Подача Регламента жёстко привязана к срокам подачи заявления о проведении налогового мониторинга. Вот дедлайны, которые нельзя нарушать:

• Для новичков (впервые переходящих на мониторинг): проект РИВ подаётся вместе с заявлением не позднее 1 сентября года, который предшествует году начала мониторинга.
• Для действующих участников: актуализированный РИВ подаётся ежегодно в срок до 3 февраля года, следующего за годом налогового мониторинга.

При заполнении титульного листа документа убедитесь, что указаны все обязательные реквизиты:

• Код вашего налогового органа.
• ИНН и КПП организации.
• Год, за который проводится налоговый мониторинг.
• Номер корректировки («0» — для первичной подачи, «1», «2» и далее — для уточнения версий).
• Дата, по состоянию на которую представляются сведения.

Пошаговая инструкция по разработке и согласованию

Шаг 1: Формирование проекта

Это самый ресурсоемкий этап, который включает в себя:

• Сбор рабочей группы: Обязательно включите в неё не только бухгалтеров и налоговиков, но и IT-специалистов, представителей ключевых бизнес-подразделений и юристов.
• Аудит процессов: Проанализируйте текущие процессы учёта, контроля и подготовки отчётности. Четко определите, какие данные и системы будут открыты для ФНС.
• Разработка документа: На основе утвержденной методологии формирования и требований Приказа ФНС России от 11.05.2021 № ЕД-7-23/476@ напишите черновик РИВ, детально описывая все свои бизнес-процессы учета и контроля.

Шаг 2: Направление в налоговый орган
Готовый проект РИВ направляется в ваш территориальный орган ФНС вместе с заявлением о проведении налогового мониторинга в установленные законом сроки.

Шаг 3: Рассмотрение и замечания
ФНС анализирует ваш документ на соответствие всем требованиям. По итогам проверки инспекция может направить вам список замечаний, которые нужно исправить. Не пугайтесь — это абсолютно нормальная часть рабочего процесса.

Шаг 4: Тестирование взаимодействия
По сути, это генеральная репетиция. Проводится техническая проверка готовности ваших информационных систем к обмену данными по правилам, описанным в РИВ. Проверяется корректность выгрузок и работоспособность каналов связи.

Шаг 5: Утверждение
После успешного устранения замечаний ФНС и положительных результатов тестирования налоговый орган утверждает ваш регламент, и он вступает в силу.

Несоответствие РИВ установленным требованиям может послужить основанием для отказа в переходе на налоговый мониторинг (подп. 3 п. 5 ст. 105.27 НК РФ).

Процедура взаимодействия с ФНС в рамках РИВ

После утверждения РИВ становится вашей настольной книгой, которая определяет ежедневный порядок взаимодействия с налоговой службой.

• Предоставление документов. Все происходит строго по правилам, прописанным в РИВ. Инспектор получает доступ к первичке, налоговым регистрам и другой отчётности через витрину данных или по запросу — но только в тех форматах и в те сроки, о которых вы договорились.
• Запросы ФНС. Если инспектору нужны дополнительные пояснения или документы, он направляет официальный запрос по тем каналам связи и в те сроки, которые зафиксированы в РИВ. Никаких звонков «по-дружески» или писем на личную почту — всё прозрачно и официально.
• Мотивированное мнение. В случае выявления спорных ситуаций или потенциальных нарушений ФНС формирует мотивированное мнение. Описание процедуры приведено в статье 105.40 НК РФ. Это цивилизованный способ анализа налоговой позиции и урегулирования разногласий до возможных доначислений.

Сопровождение и обновление РИВ: как поддерживать актуальность документа

Ошибочно думать, что после утверждения РИВ о нём можно забыть на несколько лет. Наоборот, это живой документ, который должен отражать текущие реалии бизнеса. Порядок сопровождения регламента и управление изменениями в РИВ — важная часть вашей работы после перехода на налоговый мониторинг.

Обновление РИВ требуется как минимум в следующих случаях:

• Изменения в налоговом законодательстве.
• Внедрение новой учетной системы (например, ERP) или существенное обновление старой.
• Значительное изменение бизнес-процессов (например, запуск новых видов деятельности, реорганизация).
• Изменение организационной структуры или смена ответственных лиц.

Все изменения должны быть отражены в специальном журнале событий (по сути, это логирование данных), а новая версия РИВ должна быть своевременно согласована с ФНС в установленном порядке. Проактивный подход к обновлению — признак зрелости компании.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто подписывает РИВ со стороны компании и ФНС?

Со стороны компании РИВ подписывает её руководитель (например, генеральный директор). Со стороны налогового органа — руководитель (или его заместитель) Управления ФНС по соответствующему субъекту РФ.

Нужно ли менять РИВ, если в компании изменилась учетная система?

Однозначно, да. Внедрение или смена учетной системы — это существенное изменение порядка информационного взаимодействия. Эти изменения должны быть в обязательном порядке отражены в новой редакции регламента и согласованы с ФНС.

В чем отличие РИВ от Дорожной карты по переходу на налоговый мониторинг?

Дорожная карта — это ваш внутренний план-график мероприятий по подготовке к переходу на налоговый мониторинг. А РИВ — это уже итоговый, официальный документ, который регламентирует само взаимодействие после того, как переход состоялся. Карта — это план, РИВ — это закон.

Что будет, если не подать РИВ или нарушить сроки?

Непредставление РИВ вместе с заявлением является прямым основанием для отказа в проведении налогового мониторинга. Нарушение сроков согласования может привести к тому, что ваш переход на мониторинг отложится на следующий налоговый период. Прямых штрафов за сам РИВ не предусмотрено, но последствие куда серьёзнее — отказ в переходе на более выгодный и прозрачный режим налогового контроля.