Безнадежная задолженность

Когда контрагент не платит по счетам, его долг для вашей компании — это «дебиторка». Но что делать, если проходят месяцы, годы, а денег всё нет, и шансы их получить стремятся к нулю? Такой долг превращается в безнадежный. Игнорировать его нельзя: это искажает финансовую отчетность и может привести к налоговым проблемам. Правильное и своевременное списание безнадежной задолженности — это не просто бухгалтерская формальность, а элемент финансовой гигиены бизнеса. В этом руководстве мы разберем всё по полочкам: от критериев признания до конкретных проводок и налоговых последствий в 2026 году.

Что такое безнадежная задолженность и когда она возникает?

Если говорить просто, безнадежная задолженность — это долг другой компании или физлица перед вами, который уже невозможно взыскать. Причины могут быть разными: контрагент обанкротился, истёк срок для обращения в суд, или судебные приставы официально признали, что взять с должника нечего. Ключевой момент здесь — невозможность взыскания должна быть объективной и подтвержденной документами. Чаще всего речь идет о дебиторской задолженности (когда должны вам), но и ваша собственная кредиторская задолженность (когда должны вы) тоже может стать безнадежной.

Сомнительная и безнадежная задолженность: в чем ключевые различия?

В бухгалтерском учете важно не путать эти два понятия. Сомнительный долг — это только первый тревожный звоночек. Это любая дебиторская задолженность, которая не погашена в срок и не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Вероятность ее возврата сомнительна, но еще существует. А вот безнадежный долг — это уже финальный диагноз, констатация факта, что деньги не вернутся. Для сомнительных долгов создают специальный резерв, а безнадежные — списывают окончательно.

Критерий	Сомнительный долг	Безнадежный долг
Определение	Просроченная дебиторская задолженность, вероятность взыскания которой вызывает сомнения, но возможность вернуть деньги ещё существует.	Долг, взыскание которого объективно невозможно: истёк срок давности, должник ликвидирован, есть акт пристава о невозможности взыскания и др.
Статус в бухучете	Отражается через создание резерва по сомнительным долгам.	Подлежит окончательному списанию из бухгалтерского учета.
Налоговый учет	Увеличивает сумму резерва, который может уменьшать налогооблагаемую прибыль.	Включается во внереализационные расходы (при соблюдении условий ст. 266 НК РФ).
Основания возникновения	Просрочка оплаты, отсутствие обеспечения, сомнения в платежеспособности.	Истечение срока исковой давности, ликвидация должника, акт пристава, прекращение обязательства.
Документальное оформление	Акт инвентаризации, расчет резерва, бухгалтерская справка.	Приказ руководителя, бухгалтерская справка, подтверждающие документы (ЕГРЮЛ, постановление пристава и др.).
Финансовые последствия	Не влияет напрямую на прибыль — лишь резерв.	Уменьшает финансовый результат (если списание не за счет резерва).

Основания для признания задолженности безнадежной к взысканию по НК РФ

Нельзя просто взять и решить, что долг безнадежный, потому что «так кажется». Налоговый кодекс устанавливает исчерпывающий перечень оснований. Любая самодеятельность здесь чревата претензиями со стороны ФНС. Все критерии, по которым долг можно признать нереальным к взысканию, четко прописаны в законе.

• Истечение установленного срока исковой давности.
• Прекращение обязательства из-за невозможности его исполнения (например, форс-мажор).
• Решение государственного органа, которое отменяет обязательство.
• Ликвидация компании-должника.
• Постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства из-за невозможности взыскания.

Истечение срока исковой давности как основная причина списания

Это, пожалуй, самое частое основание. По общему правилу Гражданского кодекса РФ, срок исковой давности (СИД) составляет три года. Отсчет начинается со дня, следующего за датой, когда оплата должна была поступить.

Давайте рассмотрим на простом примере. Допустим, ООО «Прогресс» отгрузило товар ООО «Горизонт» на 500 000 руб. 10 июня 2021 года с оплатой до 20 июня 2021. Оплаты не поступило. В этом случае трехлетний срок исковой давности для ООО «Прогресс» начинает течь с 21 июня 2021 года и истекает 21 июня 2024 года.

Критически важный нюанс: если вы подали в суд на должника до истечения СИД, то списать этот долг по основанию истечения срока исковой давности уже нельзя. Придется ждать другого основания — например, постановления пристава о невозможности взыскания или ликвидации должника.

Также помните, что общий срок в 3 года применяется не всегда. Законодательство предусматривает и специальные (сокращенные) сроки, например:

• 1 год — по требованиям, вытекающим из перевозки груза (ст. 797 ГК РФ).
• 2 года — по требованиям из договора имущественного страхования (ст. 966 ГК РФ).

Срок давности может прерываться, если должник совершил действия, свидетельствующие о признании долга. Согласно разъяснениям, данным в п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43, к таким действиям относятся: признание претензии, подписание акта сверки, просьба об отсрочке платежа. После перерыва течение срока начинается заново.

Судебные акты как основание для признания долга безнадежным

Если вы выиграли суд, но денег так и не увидели, на помощь приходит служба судебных приставов. Они возбуждают исполнительное производство и пытаются взыскать долг принудительно: ищут счета, имущество должника. Если все попытки тщетны (у компании нет ни денег, ни активов, которые можно продать), пристав-исполнитель выносит акт о невозможности взыскания и постановление об окончании исполнительного производства. Эти документы — веское и законное основание для того, чтобы признать задолженность безнадежной и списать её.

Ликвидация или банкротство организации-должника

Если компания-должник официально ликвидирована, ее обязательства прекращаются. Факт ликвидации подтверждается записью в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). Получив свежую выписку из ЕГРЮЛ, где указано, что организация прекратила деятельность, вы можете смело списывать ее долг.

Однако здесь важно различать два сценария прекращения деятельности должника:

1. Официальная ликвидация или банкротство: Это бесспорное основание для списания долга. Факт подтверждается записью о ликвидации в ЕГРЮЛ.
2. Исключение из ЕГРЮЛ по решению ФНС: Если компанию исключили как недействующую (год не сдавала отчетность и не было операций по счетам), это приравнивается к ликвидации и тоже позволяет списать долг. Однако, если основанием исключения стала, например, недостоверность сведений в реестре, то, по мнению Минфина и судов, такой долг нельзя признавать безнадежным по этому основанию. В этом случае придется ждать истечения срока исковой давности или другого законного повода.

Порядок списания безнадежной дебиторской задолженности: пошаговая инструкция

Итак, у вас есть все основания. Как теперь грамотно оформить списание? Процедура состоит из нескольких обязательных шагов, которые нужно задокументировать, чтобы у налоговой не возникло вопросов. Весь процесс признания задолженности безнадежным долгом и ее списания должен быть прозрачен.

Шаг 1. Инвентаризация расчетов и выявление долгов

Все начинается с инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. Обычно ее проводят в конце года перед составлением годовой отчетности, но можно и чаще. Цель — сверить расчеты со всеми контрагентами и выявить просроченные долги. По итогам составляется акт инвентаризации расчетов по форме № ИНВ-17, где и фиксируются все сомнительные и безнадежные суммы. Именно этот документ станет первым основанием для дальнейших действий.

Шаг 2. Пакет документов для оформления списания безнадежного долга

Чтобы списание было законным, его нужно подкрепить солидным пакетом документов. Это ваше главное доказательство перед налоговыми органами. Чем полнее будет пакет, тем меньше рисков.

В наш кейс с ООО «Прогресс» и долгом от ООО «Горизонт» на 500 000 руб. бухгалтер должен собрать:

• Договор поставки и товарную накладную, подтверждающие факт сделки.
• Акт сверки взаиморасчетов (если он подписывался).
• Акт инвентаризации расчетов (форма № ИНВ-17).
• Документ-основание: в нашем случае это может быть служебная записка с расчетом истечения срока исковой давности. Если бы «Горизонт» ликвидировали — то выписка из ЕГРЮЛ.
• Бухгалтерская справка с расчетом и обоснованием списания.
• Приказ руководителя о списании задолженности.

Шаг 3. Издание приказа руководителя и бухгалтерская справка

На основании собранных документов руководитель издает приказ о списании безнадежной дебиторской задолженности. В приказе обязательно указываются: наименование должника, его ИНН, сумма долга, реквизиты договора или другого документа, по которому возник долг, и причина списания (например, «в связи с истечением срока исковой давности»).

Бухгалтер, в свою очередь, составляет подробную бухгалтерскую справку. В ней он дублирует информацию из приказа, приводит расчеты (если нужно) и указывает, какие бухгалтерские проводки будут сделаны.

Отражение списания безнадежной задолженности в бухгалтерском учете: проводки

После того как все документы готовы и приказ подписан, можно переходить к самому списанию — отражению операции в учете. Порядок действий зависит от того, создавала ли ваша компания резерв по сомнительным долгам.

Как списать долг за счет резерва по сомнительным долгам

Если вы предусмотрительно создавали резерв (а это обязанность для большинства компаний на ОСНО), то списание происходит за его счет. Это самый правильный и безболезненный для финансового результата способ.

Например, ООО «Прогресс» списывает долг ООО «Горизонт» на 500 000 руб., и резерв это позволяет.

Списание на финансовые результаты, если резерв не создавался

Если резерв по сомнительным долгам не создавался или его суммы не хватило для покрытия всего долга, то задолженность списывается напрямую на прочие расходы. Это напрямую уменьшает финансовый результат текущего периода. В налоговом учете такая сумма также включается во внереализационные расходы.

Учет списанного долга на забалансовом счете 007

Казалось бы, всё, про долг можно забыть? Не совсем. Списанную дебиторскую задолженность нужно отразить на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Зачем? Чтобы наблюдать за ней в течение пяти лет с момента списания. Если за это время финансовое положение должника улучшится и он вдруг вернет деньги, вы сможете это корректно учесть.

Налоговый учет безнадежных долгов: налог на прибыль и последствия

В налоговом учете списанная безнадежная дебиторская задолженность (включая сумму НДС) учитывается в составе внереализационных расходов. Это позволяет уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Сумму списанного долга нужно отразить в Приложении № 2 к Листу 02 декларации по налогу на прибыль. Важно сделать это в том отчетном (налоговом) периоде, в котором наступило основание для списания (например, истек срок давности).

Особенности для УСН «Доходы минус расходы»

А вот для компаний на «упрощенке» новости не такие хорошие. Перечень расходов, которые можно учесть на УСН, закрытый (ст. 346.16 НК РФ), и безнадежные долги в него не входят. Поэтому списать такую задолженность в расходы и уменьшить налог не получится. Исключение — если вы перечислили аванс поставщику, а он не отгрузил товар и не вернул деньги. Такой долг можно учесть в расходах.

Что делать с НДС по списанной задолженности?

Если вы отгрузили товар, начислили НДС и заплатили его в бюджет, а покупатель так и не расплатился, возникает вопрос: что с налогом? Раньше позиция Минфина была строгой — восстанавливать вычет нельзя. Однако судебная практика, в том числе на уровне высших судов, встала на сторону налогоплательщиков. Сейчас считается, что если вы списываете дебиторку, то НДС, ранее исчисленный по этой реализации, можно принять к вычету. Но будьте готовы отстаивать свою позицию.

Списание безнадежной кредиторской задолженности: учет и налоговые последствия

Теперь посмотрим на ситуацию с другой стороны. Безнадежной может стать и ваша кредиторская задолженность — то есть долг вашей компании перед поставщиком или подрядчиком. Например, если поставщик ликвидировался или просто не требует оплаты в течение срока исковой давности.

Порядок оформления списания здесь аналогичен: инвентаризация, бухгалтерская справка, приказ руководителя. А вот налоговые последствия — зеркальные. Если списанная «дебиторка» — это расход, то списанная «кредиторка» — это ваш внереализационный доход. Эту сумму нужно включить в базу по налогу на прибыль (или налогу при УСН) и заплатить с нее налог.

Последствия и риски некорректного списания

Налоговые риски: доначисление налогов, штрафы и пени

Главный риск — претензии ФНС. Если инспекторы при проверке сочтут списание необоснованным, они исключат сумму долга из расходов. Это приведет к доначислению налога на прибыль, начислению пеней за просрочку и штрафу.

Типичные ошибки: неполный пакет документов, неверный расчет срока давности, списание без оснований

Чаще всего проблемы возникают из-за человеческого фактора. Самые распространенные ошибки — это списание долга без полного пакета подтверждающих документов, неверный расчет срока исковой давности (забыли про перерыв или специальный срок) или списание по основаниям, не предусмотренным Налоговым кодексом.

Что делать, если должник вернул долг после его списания?

Иногда случаются чудеса, и контрагент, которого вы давно «похоронили», вдруг перечисляет деньги. Что делать в этой ситуации? Во-первых, восстанавливать задолженность в бухгалтерском учете не нужно. Полученную сумму вы просто отражаете в составе прочих доходов. В налоговом учете эти деньги также включаются во внереализационные доходы. Если вы платили с них налог как с дохода при списании кредиторки, то повторно этого делать не нужно. По сути, возврат долга снимает с него статус безнадежной задолженности и превращает операцию в обычное получение средств.

Как признается безнадежной задолженность по налогам и сборам

Да, у государства перед налогоплательщиками тоже могут возникать долги, которые становятся безнадежными. Но чаще бывает наоборот: безнадежной признается задолженность самого гражданина или компании перед бюджетом (недоимки, пени, штрафы). Решение о признании налоговой задолженности безнадежной к взысканию и ее списании принимает сам налоговый орган. Основания схожи: смерть физлица, ликвидация организации, истечение срока для взыскания по суду и т.д. Для этого издается специальное решение.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли списать долг без решения суда или постановления пристава?

Да, можно. Самое распространенное основание, не требующее судебных разбирательств, — это истечение срока исковой давности. Также основанием является официальная ликвидация компании-должника, подтвержденная выпиской из ЕГРЮЛ.

В какой момент нужно списывать долг: в день истечения срока давности или позже?

Списывать задолженность нужно в том отчетном (налоговом) периоде, в котором наступило основание для ее признания безнадежной. Например, если трехлетний срок исковой давности истек 21 июня 2024 года, то списать долг нужно во втором квартале (или первом полугодии) 2024 года.

Нужно ли уведомлять должника о списании его долга?

Нет, законодательство не обязывает кредитора уведомлять должника о том, что его задолженность списана как безнадежная. Это внутреннее решение компании, которое оформляется для целей бухгалтерского и налогового учета.

Как списать долг физического лица (не ИП)?

Процедура и основания для списания долга физического лица в целом такие же, как и для юридического. К стандартным причинам (истечение СИД, акт пристава о невозможности взыскания) добавляются еще два: признание гражданина банкротом и его смерть. В последнем случае долг списывается, если у умершего нет наследников или они отказались от наследства.